ستجد في هذه المقالة:

شرح واضح وتفصيلي عن ما هي الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات؟
ما هي الاختلافات الرئيسية بين إدارة المشتريات بالطريقة التقليدية و الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات؟
ما هي الفوائد والمخاطر التي تأتي مع الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات؟

لقد تطورت أساليب إدارة المشتريات بشكل كبير على مر السنين، ونحن نعيش الآن في العصر الجديد لإدارة المشتريات، وربما قد سمعت عن الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات و فوائدها الكثيرة للشركات بمختلف أحجامها سواء كانت منشأة صغيرة، متوسطة أو كبيرة الحجم.

الإدارة الإلكترونية للمشتريات Vs. الطريقة التقليدية لإدارة المشتريات

1 . ماهو الشراء الإلكتروني للشركات ( الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات)؟

وفقًا للمعهد االأعلى للمشتريات والتوريدات (CIPS) ، فإن تعريف الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) هو:

"الاستخدام المشترك لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات الإلكترونية لتعزيز الروابط بين الشركة والمورد ، ومع شركاء سلسلة القيمة الآخرين ، وبالتالي تحسين العمليات الخارجية والداخلية. يعد الشراء الإلكتروني مكونًا رئيسيًا للتجارة الإلكترونية بين الشركات "

وبعبارة أخرى ، فإن الشراء الإلكتروني يحسن العلاقة بين المشتري والمورد ويعزز عملية الأعمال الداخلية لكليهما ، بالإضافة إلى أنه يوفر توفير كبير في التكاليف التشغيلية للعمليات و بالتالي يؤدي الى المزيد من الارباح و تعظيم قيمتها.

2 .ما هي الاختلافات الرئيسية بين المشتريات التقليدية والشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات)؟

للعثور على الموردين:

في الأسلوب التقليدي لإدارة المشتريات يجب على موظفي المشتريات البحث في كتالوجات الموردين المختلفة ، وقد لا يعرفون ما إذا كانوا يقدمون خصومات أم لا ، ثم التواصل مع الموردين عبر العديد من المكالمات الهاتفية ، الفاكس أو حتى الاجتماعات الشخصية.
في الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات)، عبر الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي ستتمكن بسهولة من مقارنة مئات الكتالوجات عبر الإنترنت لموردين مختلفين في نفس الوقت والتواصل مع المورد فورا وبكل سهولة عبر الإنترنت لتأكيد التوفر والكمية ، مما يجعل نشاط أمر الشراء فوري.

طلبات الشراء:

في الأسلوب التقليدي لإدارة المشتريات ادارة طلبات الشراء عملية قد تستغرق الكثير من الوقت تبعا لنوع مؤسستك وحجمها ، وفيها يتم ارسال الطلبات من الاقسام المختلفة من مؤسستك الى قسم الشراء للنظر بها ومراجعة الخصائص والجودة المطلوبة ، التصديق عليها ، ومن ثم البحث عن الموردين أو طرح مناقصة... إلخ.

في الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) يتم إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها في النظام نفسه (في ظل ظروف محددة مسبقًا) ، مما يجعلها أقل استهلاكًا وتوفيرا للوقت. بما يقارب 5 أضعاف الطريقة التقليدية بل وموفره في التكلفة ايضاً نظرا لتوفيرها تكلفة الاعمال الورقية.

تأكيد طلب الشراء:

في الأسلوب التقليدي لإدارة المشتريات ، يتم إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه يدويًا او بإستخدام ادوات بدائية.

في الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) ، يتم تأكيد أوامر الشراء والموافقة عليها وإرسالها إلى البائعين عبر إلكترونياً في غضون دقائق ويمكن للبائع تأكيدها على الفور.

إدارة التنفيذ وتتبع الطلب:

في الأسلوب التقليدي لإدارة المشتريات ، يحتاج مسؤولو المشتريات إلى الاتصال بالموردين من خلال المكالمات الهاتفية او البريد الإلكتروني لتتبع حالة الطلب وتنفيذه.

في الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) ، يمكن إجراء تتبع الطلبات عبر الإنترنت من خلال نظام سحابي متقدم لتتبع وإدارة الطلبات، يٌمكنك من خلاله معرفة حالة الطلب وجميع المعلومات المتعلقة به و التواصل مع البائع إلكترونياً.

3 .ما هي فوائد الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) ؟

لا مشاكل مع الموردين بعد الآن:

عادة ، من الصعب العثور على الموردين المثاليين بالجودة المطلوبة وفي الوقت المناسب ، وحتى إذا حدث ذلك ، فربما تواجه بعض المشكلات عند إدارة الطلبات! ولكن عند التحويل إلى الشراء الإلكتروني واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات مع سوق للشركات عندها يمكنك بسهولة العثور على مئات الموردين ومقارنتهم واختيار أفضلهم بالنسبة لك ، ثم يمكنك بسهولة إدارة طلبك ، كل هذا عبر الإنترنت دون الحاجة حتى للحراك من مقعدك.

تخفيض المصروفات و المزيد من التوفير:

الهدف الرئيسي لقسم المشتريات في أي مؤسسة هو تحقيق المزيد من المدخرات للشركة مع الحصول على المشتريات المطلوبة بالجودة المطلوبة ، وربما يمكنك الحصول على بعض المدخرات باستخدام نهج المشتريات التقليدي في بعض الاحيان ولكنك لا تعلم ما يفوتك! حيث أنه في الطريقة التقليدية ، يتم التعامل مع المشتريات على أنها عملية شراء قصيرة المدى ، وبالتالي تفشل في تحقيق مدخرات وأرباح كبيرة.

ولكن مع المشتريات الإلكترونية ، يمكنك بسهولة تحقيق أهدافك المالية مع إدارة أفضل للمصروفات ، بالإضافة إلى ذلك ، الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) يوفر لك المال عن طريق منع الانفاق المكرر ، والاستفادة من الشراء بالكمية ، وايضا توفير التكاليف المرتبطة بالأعمال الورقية.

لا أخطاء في عمليات الشراء:

مع الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) ، من الأسهل بكثير على كل إدارة أن تتوافق مع معايير المشتريات في الشركة دون أي إهدار ، بالإضافة إلى ذلك ، ستكون جميع مستندات المشتريات عبر الإنترنت وبالتالي يسهل التحقق من الأخطاء. إلى جانب ذلك ، تتم الإشارة إلى الطلبات السابقة بسهولة أكبر ، مما يعني أن هناك فرصة أكبر بأن تتمكن شركتك من مقارنة الطلبات لضمان صحة الطلبات الجديدة.

زيادة الشفافية لإدارة افضل لإنفاق منشأتك:

يوفر الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) الوصول إلى المزيد من البيانات ، ومن خلال التحليلات المتقدمة يتم تجميع البيانات وتنقيتها وتصنيفها مما يزيد من رؤية الإنفاق ويسمح بتحليل أفضل للإنفاق ، بالإضافة إلى أنه يمكنك أيضًا تتبع سلوك الإنفاق لشركتك في الوقت الحالي مما يساعدك على إدارة ومراقبة نفقاتك بشكل أفضل وفي نفس الوقت تتبع مدخراتك.

سريع! سهل! بسيط! بإمكانك انجاز عمل اكثر و في وقت أقل:

مع الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) يمكن لموظفي قسم المشتريات انجاز الكثير من العمل في وقت أقل ، حيث أنه في نهج المشتريات التقليدي تتم إدارة عمليات الشراء من خلال الأوراق والمكالمات الهاتفية والاجتماعات الشخصية ، ولكن عند التحويل إلى نظام إلكتروني لإدارة المشتريات يمكنك أتمتة أكثر من نصف مهمات القسم مما يجعل العمليات أسرع بكثير حيث أن المعالجة الإلكترونية للمهام تدعم وتبسط عملية الشراء ، بالإضافة إلى أن عملية الشراء الإلكتروني تلغي الأنشطة غير الضرورية مما يسمح لك بالتركيز على المهام الأكثر قيمة.

4 .ما هي المخاطر التي تأتي مع المشتريات الإلكترونية وكيفية تجنبها؟

يعد الشراء الإلكتروني للشركات (الأنظمة الإلكترونية لإدارة المشتريات) حلاً رائعًا لشركتك ولكن هذا يأتي مع بعض المخاطر:

المخاطر المتعلقة بالأمان:

مع إدارة المشتريات إلكترونياً وممارسة الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، قد يكون أمن معاملاتك ومعلومات عملك في خطر.

المخاطر المتعلقة بزيادة التكاليف:

إن الفوائد العظيمة لإدارة المشتريات إلكترونياً ليست مجانية في معظم الحالات لأن منصات الشراء الإلكتروني عادة ما تكلف الكثير مقابل رسوم الاشتراك، يجب أن تؤخذ هذه المخاطر في الاعتبار لأن أمان معاملات شركتك مهم للغاية ، بالإضافة إلى أنك ربما لست مستعدًا لتحمل أي تكلفة إضافية الآن للاشتراك في منصة المشتريات الإلكترونية.

إذا كيف تتجنب هذه المخاطر؟

الحل الوحيد لتجنب هذه المخاطر هو: e-Procure

أول منصة إلكترونية تجارية متكاملة في العالم للشركات تتضمن نظام إلكتروني متقدم لإدارة المشتريات وسوق إلكتروني متكامل للتجارة الإلكترونية بين الشركات.

التسجيل سهل و بسيط و الاشتراك في e-Procure مجاني تمامًا.
e-Procure مبنية بتقنية البلوك تشين والتي توفر تشفير كامل لمعلومات شركتك ومعاملاتك, وتضمن أنه لايمكن الوصول اليها ابدا الا باذنك.
ستوفر لك e-Procure برنامج سحابي متكامل لإدارة المشتريات بشكل مجاني و سهل و حديث.
e-Procure ستصلك بالمئات من الشركات المهتمه بمنتجاتك أو خدماتك محليا ودوليا لزيادة مبيعاتك وأرباحك.
e-Procure توفر لمنشآتك كل ما ستحتاجه للتواصل مع عملائك واتمام الصفقات وتوقيع العقود الكترونيا واستخدام نظام مدفوعات الشركات و حماية المدفوعات بشكل امن و سهل للغاية.